Жители Югры к нотариусам чаще всего обращаются за свидетельствованием верности копий документов. О чем нужно помнить гражданам при совершении этого нотариального действия – в нашем следующем материале.

Это нотариальное действие представляет собой свидетельствование тождественности текста предъявленной нотариусу копии с оригиналом. Свидетельствуя верность копии, нотариус не свидетельствует достоверность фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа.

Нотариальное удостоверение верности копий документов и выписок из них имеет важное значение в деле охраны прав и интересов, реализации конституционных прав граждан и юридических лиц. Копии документов необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления предпринимательской деятельности. С другой стороны, этот вид нотариального действия имеет непосредственное отношение к деятельности предприятий, организаций, учреждений, для которых, как правило, предназначены нотариально засвидетельствованные копии. На основании последних обычно производится регистрация юридических лиц, открытие счетов в банках, получение денежных средств, получение лицензий, прием на работу, назначение пенсий, пособий, выдача денег, документов и прочее.

Нотариальное свидетельствование копий, как правило, необходимо лишь в случаях, прямо предусмотренных законом. В остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.

На что же еще необходимо обратить внимание при совершении этого нотариального действия?  Свидетельствование верности копий документов и выписок из них возможно только при предъявлении оригиналов документов и при условии, что это не противоречат законодательным актам Российской Федерации. За свидетельствованием верности копии или выписки из документа может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа.

Копия документа может быть исполнена от руки, с использованием технических средств или способом свето- либо фотокопирования. Копия оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законом к нотариальному документу, должна содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений. Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии.

При свидетельствовании копий с документов нотариус обязан проверить, не относится ли представленный документ к документам, копии с которых нельзя засвидетельствовать. Например, запрещается снимать копии с документов, на которых имеется указание о том, что копия с этого документа не снимается или что документ копированию не подлежит. Так, не разрешено свидетельствование нотариусами верности копии паспорта, заменяющих его документов, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, свидетельствование верности копий которых не допускается. Документ может иметь и гриф секретности. Запрещение также распространяется на медицинские документы о психических заболеваниях детей, являющихся последствием перенесенной травмы, как шизофрения, эпилепсия, наркомания.

Следует всегда помнить, что верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. При этом выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Нотариус также может отказать вам в свидетельствовании верности копии или выписки, если:

— в тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные не оговоренные исправления;

— документ или его часть исполнены карандашом;

— документ в силу повреждений или ветхости имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или его подлинности;

— нарушена целостность документа, что не позволяет установить его идентичность;

— документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью;

— документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном международным договором, либо не соответствует иным требованиям международного договора.

Запрещается также свидетельствовать верность копии с документа, если его поверхность заламинирована или закрыта иным способом, поскольку в таком случае нотариус лишен возможности увидеть нарушение защитной сетки документа.

Свидетельствование верности копий с документов, выданных за границей, может производиться лишь при наличии на подлинниках документов легализации консулов или органов МИД РФ. При свидетельствовании копий для действия за границей документы должны изготавливаться полностью на пишущей машинке или с помощью компьютерной техники. Изготовление копии методом светокопирования, как правило, не допускается. Печать проставляется на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. В копии документов нельзя вносить какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы.

В последние годы для свидетельствования верности копий все чаще представляются документы, выданные гражданами, на которых подлинность подписи граждан не засвидетельствована нотариально. Поэтому не могут быть засвидетельствованы копии сделок с недвижимостью в простой письменной форме, хотя бы и прошедшие регистрацию в органах государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, поскольку подлинность подписи граждан на указанных сделках нотариально не засвидетельствована. По этому же основанию не могут быть засвидетельствованы копии учредительных договоров юридических лиц, договоров о передаче квартир или комнат в собственность граждан при приватизации жилья, договоры долевого участия в строительстве и т.п.