Утверждено

Правлением НП ХМАО-Югры

28 октября 2005 г.

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о проведении проверок исполнения нотариусами, занимающимися

частной практикой на территории ХМАО-Югры, профессиональных

обязанностей

(с изменениями от 26.10.2007 г., от 06.06.2008 г., от 11.04.2009 г., от 05.02.2010г.)

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ПРОВЕРКИ

Основными задачами проверки исполнения профессиональных обязанностей нотариусами являются:

- контроль за соблюдением нотариусом законодательства при совершении нотариальных действий;

- при выявлении нарушения законодательства -  установление причин, приводящих к нарушению законодательства при совершении нотариальных действий;

- формирование рекомендаций нотариусу, направленных на устранение причин, приводящих к ошибкам и нарушению законодательства при совершении нотариальных действий;

- соблюдение нотариусом обязанностей как члена нотариальной палаты и Профессионального кодекса нотариусов Российской Федерации;

- обобщение результатов проверок профессиональной деятельности  нотариусов в субъекте Российской Федерации с целью определения типичных ошибок, совершаемых нотариусами;

- распространение положительного опыта нотариусов в осуществлении ими нотариальной деятельности.

 

ВИДЫ ПРОВЕРОК

Проверки профессиональной деятельности нотариусов могут быть плановые комплексные, внеплановые и повторные (контрольные) поверки.

Плановые комплексные проверки деятельности нотариуса осуществляются в соответствии с графиком проведения проверок, утвержденным решением Правления НП ХМАО-Югры.

Поверка организации деятельности нотариусов проводится один раз в четыре года.

Деятельность нотариуса, впервые приступившего к нотариальной деятельности, должна быть проверена через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Внеплановые проверки осуществляются на основании поступивших в нотариальную палату жалоб либо иных обращений граждан, органов государственной власти, муниципальных органов, представления органа юстиции на территории субъекта Российской Федерации, судов, прокуратуры, общественных организаций в соответствии с решениями Правления Нотариальной палаты ХМАО-Югры.

Проведение повторной (контрольной) проверки осуществляется в случае, когда в результате проведения плановой или внеплановой проверки были выявлены существенные нарушения законодательства и недостатки в организации деятельности нотариуса, в том числе и несоблюдение нотариусом установленного режима работы. Данный вид проверки осуществляется без уведомления нотариуса.

 

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Правление НП ХМАО-Югры, в зависимости от основания проверки, назначает и определяет состав рабочей группы в количестве не менее 2 человек, а также назначает руководителя рабочей группы.

В состав рабочей группы может входить представитель  Аппарата Нотариальной палаты ХМАО-Югры.

Оповещение проверяемого нотариуса о конкретной дате проведения проверки осуществляется не менее, чем за 5 дней до проведения проверки.    Руководитель рабочей группы организует и координирует работу рабочей группы.

Проверка проводится в сроки установленные Правлением Палаты. Перенос сроков проверки  осуществляется решением Правления.

Проверка организуется, как правило, в рабочее время нотариуса, при этом проверяющие, по возможности, не должны создавать препятствий для выполнения профессиональных обязанностей нотариуса. По взаимному согласию нотариуса и руководителя рабочей группы проверка может осуществляться в нерабочее время.

Аппарат Палаты подготавливает для рабочей группы статистические и финансовые отчеты о деятельности нотариуса, материалы предыдущей проверки, а также иные имеющиеся в нотариальной палате материалы, связанные с профессиональной деятельностью проверяемого нотариуса.

Для более оперативного осуществления проверки между членами комиссии могут распределяться вопросы, являющиеся предметом проверки.

Нотариус создает надлежащие условия для проведения проверки и предоставляет членам комиссии все документы, относящиеся к его профессиональной деятельности, а также документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности, страхования профессиональной ответственности, уплаты членских взносов в Палату, статистические отчеты.

В ходе проверки берутся объяснения устные или письменные от нотариуса по поводу выявленных при проверке нарушений и недостатков.

При осуществлении проверки члены комиссии:

- должны быть объективными и беспристрастными;

- не разглашать сведения, которые стали им известны при проведении проверки;

- добросовестно относится к обязанностям члена рабочей группы.

По итогам проверки члены комиссии состав­ляют Акт проверки исполнения нотариусом, занимающимся частной практикой на территории ХМАО-Югры, профессиональных обязанностей.

 

ПРЕДМЕТ ПРОВЕРКИ

Предметом проверки являются:

-  организация деятельности нотариуса и условия труда в его конторе;

- соответствие печати нотариуса и содержащейся на ней информации установленным требованиям;

- бухгалтерская и статистическая отчетность, в том числе расходы, направленные на развитие нотариальной деятельности;

- правильность уплаты членских взносов нотариусом;

- законность совершения нотариальных действий;

- нотариальное делопроизводство и архив;

- реестр нотариальных действий;

- соблюдение тайны нотариальных действий;

- выполнение требований Устава нотариальной палаты, решений собраний членов нотариальной палаты и Правления нотариальной палаты, Профессионального кодекса нотариусов Российской Федерации;

- жалобы, поступившие в адрес нотариуса;

- другие вопросы деятельности нотариуса.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НОТАРИУСА И УСЛОВИЯ ТРУДА В НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЕ

По организации деятельности нотариуса и условий труда в нотариальной конторе проверяются:

- правовые основания осуществления нотариусом своей профессиональной деятельности в занимаемом им помещении, документы на помещение (документы о собственности на занимаемое помещение, наличие договора аренды (субаренды)), использование помещения по назначению, соблюдение требований к помещению нотариальной конторы, в том числе, доступ населения в помещение нотариальной конторы, наличие вывески и  другие условия,  установленные «Требованиями к организации нотариального обслуживания нотариусами Российской Федерации, занимающихся частной практикой» (утв. Правлением ФНП 13-14.11.2003 протокол №09/03), а также защищенность помещения от насильственного проникновения в него;

- документы о страховании нотариальной деятельности нотариуса, наличие договора страхования профессиональной ответственности нотариуса, в т.ч. уровень его возможной материальной ответственности исходя из количества и видов совершаемых нотариальных действий.

- соблюдение установленного режима работы  нотариуса;

- находится ли нотариальная контора в пределах нотариального округа, в который назначен нотариус на должность;

- соблюдается ли правило о совершении нотариальных действий в пределах нотариального округа;

- обеспечение условий для соблюдения тайны совершения нотариальных действий и для хранения архива;

- информационно-правовая обеспеченность нотариуса;

- условия хранения бланков, документов и личной печати нотариуса;

- материально-техническая оснащенность нотариальной конторы (наличие компьютера, ксерокса, факса, шкафов металлических, в т.ч. несгораемых, другого оборудования, телефонной связи, модема);

- наличие необходимой оргтехники, электронной связи и охранной сигнализации;

- противопожарная безопасность и т.п.

- наличие штата работников, их образование и опыт работы, правильность оформления трудовых договоров;

- оборудование рабочих мест нотариуса и работников его конторы;

- правильность оформления наделения полномочиями лица, замещающего нотариуса в период его временного отсутствия.

- соблюдение законодательства при передаче полномочий лицу, замещающему временно отсутствующего нотариуса;  и др.

По организации приема граждан проверяется:

- наличие приемной для граждан;

- режим работы и порядок приема граждан;

- наличие необходимого объема справочно-информационного материала в приемной нотариуса;

- другие условия приема.

По уплате членских взносов проверяется:

- своевременность и полнота уплаты членских взносов в  нотариальную палату и достоверность предоставляемых сведений. К проверке предъявляются реестры для регистрации нотариальных действий, ежемесячные отчеты о валовом доходе нотариуса  и копии налоговой декларации.

 

ПРОВЕРКА СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОННОСТИ ПРИ СОВЕРШЕНИИ НОТАРИАЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ

Проверяется соответствие совершенных нотариальных действий требованиям законодательства, обоснованность отказов в совершении нотариальных действий.

1. При проверке законности нотариального удостоверения сделок с недвижимым имуществом обращается внимание на:

-       содержание договора, наличие в нем необходимых обязательных условий, сведения о полномочиях лиц его подписавших, соответствие содержания действующему законодательству;

-       соблюдение преимущественного права покупки участника долевой собственности при продаже доли в праве общей долевой собственности постороннему лицу (ст. 250 Гражданского Кодекса РФ).

По договорам, экземпляры которых согласно ст. 60 Основ законодательства РФ о нотариате не подлежат хранению в делах нотариуса, изучаются реестровые книги на полноту записей таких сделок.

2. При проверке нарядов завещаний обращается внимание на соответствие содержания завещаний законодательству; правильность подписания его завещателем или другим лицом с указанием причин, по которым завещатель не мог подписать завещание собственноручно; на выполнение нотариусом других требований, предусмотренных законом, при удостоверении завещания.

Сверяется алфавитная книга учета завещаний и отметки в реестре и в наряде об отмене завещаний.

 

3. При проверке правильности удостоверения доверенностей (в том числе в порядке передоверия) обращается внимание на соответствие их законодательству, на полноту проверки полномочий представляемых -юридических  лиц. По доверенностям в порядке передоверия обращать внимание на соответствие их по правомочиям и срокам действия основной доверенности.

4. При проверке совершения протестов векселей проверяются:

-       соответствие опротестованного нотариусом векселя требованиям законодательства для данного вида векселя, в т.ч. наличие необходимых реквизитов, непрерывность цепи индоссаментов и т.д.

-       соблюдение требования законодательства при совершении протеста о сроках, установленных для предъявления векселя к протесту; о предъявлении векселя надлежащим лицом; о месте совершения протеста; о предъявлении требования по векселю надлежащему лицу и др. требования

-       Правильность совершения актов протеста векселя в неплатеже, неакцепте или в не датировании акцепта проверяется по записям в реестрах либо по копиям в делах нотариуса.

Проверяется также качество составления требований, их регистрации и порядок предъявления неплательщикам.

5. По совершенным исполнительным надписям

Проверяются наряды с копиями совершенных исполнительных надписей, сроки их выдачи; соблюдение требований законодательства, в т.ч. статьи 92 Основ законодательства РФ о нотариате и Перечня документов, по которым взыскание задолженности производится в бесспорном порядке на основании исполнительных надписей органов, совершающих нотариальные действия, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11.03.1976 г. № 171 с изменениями в т.ч. от 30.12.2000 г. № 1039, и наличия всех необходимых документов.

 

6. По вопросу свидетельствования верности копий документов и выписок из них

Проверяется правильность свидетельствования верности копий документов и выписок из них на соответствие законодательству, а свидетельствование выписок из документов -  на соответствие порядку, предусмотренному в части второй статьи 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

 

7. По свидетельствованию подлинности подписи на документе

Проверяется  правильность внесения записей в реестр регистрации нотариальных действий и наличие расписки в получении нотариально оформленного документа.

При свидетельствовании подлинности подписи представителей юридического лица проверяется также наличие в реестре записи о проверке полномочий представителя юридического лица.

 

8. По взиманию тарифов при совершении нотариальных действий проверяются:

-  отражение в реестре нотариальных действий суммы взысканного тарифа.

7. ВЕДЕНИЕ НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ И ВЫДАЧА СВИДЕТЕЛЬСТВА О ПРАВЕ НА НАСЛЕДСТВО

По ведению наследственных дел и выдаче свидетельства о  праве на наследство проверяются наследственные дела и имеющиеся в них документы на предмет:

- состояния учета наследственных дел и правильности их формирования;

- соблюдения сроков принятия наследства, наличия документов, свидетельствующих о фактическом принятии наследства;

- извещения наследников об открытии наследства, о наличии которых нотариусу известно;

- соблюдения прав  пережившего супруга на совместно нажитое в период брака имущество, а также  прав лиц на обязательную долю;

- наличия сведений об имуществе наследодателя;

- принятия нотариусом мер по охране наследства и  управлению им и соблюдения срока  с учетом времени, необходимого наследникам для вступления во владение наследством (пункт 4 ст.1171 ГК РФ). В частности,  проверяется:  своевременность и правильность производства и оформления описи наследственного имущества и наличие в деле такой описи; наличие документа об  оценке наследственного имущества, произведенной в соответствии со ст.1172 ГК РФ; передача наследственного имущества на хранение и в доверительное управление; соблюдение требований законодательства при заключении договора доверительного управления наследственным имуществом и др.

- законности оформления и выдачи свидетельства о праве на наследство наследникам, а также на выморочное имущество; и пр.

 

8.НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ВЕДЕНИЕ АРХИВА

По нотариальному делопроизводству и ведению архива проверяется:

- наличие утвержденной номенклатуры дел;

- наличие нарядов (дел), соответствующих утвержденной номенклатуре дел, в том числе:

- статистические отчеты;

- справки и акты о результатах проверок нотариуса;

- приказы и другие документы по работникам нотариальной конторы;

- переписка с органами Росрегистрации и нотариальной палатой;

- переписка с учреждениями, организациями и гражданами;

- описи документов архивных материалов;

- журнал регистрации входящей корреспонденции;

- журнал регистрации исходящей корреспонденции;

- постановления об отказе в совершении нотариальных действий;

- реестры регистрации нотариальных действий;

- книга учета наследственных дел;

- алфавитная книга учета наследственных дел;

- алфавитная книга учета завещаний;

- книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества; и другие.

Проверяется также:

- соответствие количества  реестров нотариальных действий, полученных  нотариусом в Палате (по данным Палаты) и имеющихся у нотариуса;

- правильность оформления (реестр должен быть прошнурован, листы в нем пронумерованы, количество листов в реестре должно быть заверено подписью уполномоченного лица нотариальной палаты и скреплено печатью Палаты);

- условия хранения наследственных дел, нарядов, реестров в архиве нотариуса;

- наряды с экземплярами нотариально оформленных нотариусом документов, остающихся на хранении в делах нотариальной конторы (ст.60 Основ);

- правильность списания дел в архив и оформления нарядов.

9. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ

По окончании проверки рабочая группа, осуществляющая проверку, коллегиально с участием нотариуса, профессиональные обязанности которого проверяются, обсуждает выявленные проверкой недостатки в работе нотариуса, а также нарушения законодательства при совершении нотариальных действий. Нотариус дает соответствующие объяснения членам комиссии, при необходимости в письменном виде.

По результатам проверки составляется акт проверки, в котором отражаются следующие аспекты деятельности  нотариуса:

- организация деятельности и условия труда;

- отчетность и правильность уплаты членских взносов;

- законность совершения нотариальных действий;

- ведение нотариального делопроизводства и  архива;

- соблюдение тайны нотариального действия;

- выполнение Устава Палаты, решений собраний членов Палаты и Правления Палаты, Профессионального кодекса нотариусов РФ.

В акте указывается дата и место его составления и лица, участвующие в проверке. Акт составляется в 2 (двух) экземплярах, подписывается членами рабочей группы и нотариусом.

Один экземпляр акта остается у нотариуса, другой не позднее 2 (двух) месяцев со дня проведения проверки направляется в Нотариальную палату для обсуждения в установленном порядке и принятия соответствующих мер хранится в личном деле нотариуса.

При отказе нотариуса подписать акт, об этом на каждом экземпляре акта делается соответствующая отметка.

В актах должны быть отражены сведения, подтверждающие проверку всех фактов, изложенных в  разделах 6, 7, 8 настоящего Положения с тем, чтобы можно было объективно оценить деятельность нотариуса.

Выводы членов рабочей группы о результатах проверки и выявленные нарушения, отражаемые в акте, должны быть основаны на требованиях действующего законодательства, то есть в акте должны содержаться ссылки на нарушенные нормы действующего законодательства.

В акте также отражаются положительный опыт в работе нотариуса и рекомендации членов рабочей группы по устранению выявленных недостатков.

Акт может быть составлен  и подписан членами рабочей группы и нотариусом, как в момент проведения, так и по окончании проверки. В последнем случае член рабочей группы, подписавший акт последним, направляет акт по почте с уведомлением о вручении либо лично, при наличии возможности, под роспись нотариусу для подписания. В таком случае нотариус несет ответственность за своевременную подачу акта в Палату.

В случае если акт составляется в день проверки, Председатель рабочей комиссии несет ответственность за составление и своевременную подачу акта в Нотариальную палату. Члены рабочей группы несут ответственность за не отражение или искажение в акте проверки фактов нарушений, допущенных нотариусом.

Нотариус, в случае несогласия с фактами, изложенными в акте, вправе до момента рассмотрения акта на Правлении представить письменные возражения в Нотариальную палату.

Обсуждение результатов проверки проводится Правлением НП ХМАО-Югры. В необходимых случаях на заседание Правления НП ХМАО-Югры могут быть приглашены руководитель рабочей группы и нотариус, деятельность которого подлежала проверке.

По итогам проверок профессиональной деятельности нотариусов за отчетный год составляется обобщение. Обобщенные материалы проверок и причин, порождающих нарушения, доводятся до сведения членов НП ХМАО-Югры.