Утверждено

Правлением Нотариальной палаты

Ханты – Мансийского

автономного округа – Югры

(протокол от 25.06.2010г.)

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке организации работы с обращениями граждан и юридических лиц на действия (бездействия) нотариусов – членов Нотариальной палаты  ХМАО-Югры

Настоящее Положение разработано в соотвествии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. №59 – ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Основами законодательства Российской Федерации о нотариате, Профессиональным кодексом нотариусов Российской Федерации, Уставом Нотариальной палаты Ханты – Мансийского автономного округа – Югры, Инструкцией по делопроизводству в Нотариальной палате Ханты – Мансийского автономного округа – Югры.

1.1. Общие положения.

1.1.             Положение определяет единый подход  к работе с обращениями граждан и юридических лиц в Нотариальной палате Ханты – Мансийского автономного округа – Югры.

1.2.             Для целей настоящего Положения используются следующие основные термины:

1)                    Обращение гражданина и юридического лица (далее – обращение) – направление в нотариальную палату ХМАО-Югры (далее – Палата) письменные и поступающие в электронном виде предложение, заявление, жалоба или представление, а также устное обращение гражданина.

2)                    Предложение – рекомендация по совершенствованию законов и иных нормативно – правовых актов, деятельности нотариусов, занимающихся частной практикой, Нотариальной палаты ХМАО-Югры, улучшению нотариальной деятельности.

3)                    Заявление – просьба гражданина и юридического лица о содействии в реализации их конституционных прав и свобод других лиц; либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов в сфере нотариальной деятельности, о недостатках в работе Палаты и членов Палаты либо критика их деятельности;

4)           Жалоба - просьба гражданина и юридического лица о восстановлении или защите их нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

5)           Представление - акт правоохранительных и других уполномоченных органов о необходимости принятия мер по устранению обстоятельств, способствовавших совершению преступления или других нарушений законодательства Российской Федерации.

1.3.    Порядок, установленный настоящим Положением, применяется также в отношении обращений на действия (бездействия) органов и сотрудников аппарата Палаты, помощников нотариусов.

1.4.    Обращения, поступившие в Палату, подлежат обязательному рассмотрению, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству и настоящим Положением. Отказ в приеме обращений, рассмотрение которых входит в компетенцию Палаты, недопустим.

1.5.    При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в нем, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением содержащихся в обращении сведений, направление письменного обращения в организацию, в компетенцию которой входит решение поставленных в обращении вопросов.

1.6.    Сотрудники аппарата Палаты в пределах своих полномочий обязаны:

-      своевременно, всесторонне и объективно рассматривать обращения, принимать по ним основанные на законе решения, сообщать заявителям о результатах рассмотрения их обращений;

-      систематически анализировать обращения и принимать меры по выявлению и устранению причин, порождающих нарушение прав граждан и юридических лиц.

1.7.    Централизованный учет поступивших обращений ведет секретарь.

2.Порядок организации работы с обращениями.

2.1.          Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 (трех) дней с момента поступления в Палату.

2.2.          Зарегистрированное обращение передается в тот же день Президенту палаты (Управляющему делами Палаты) для его оценки в целях определения необходимости рассмотрения обращения на заседании Правления Палаты, после чего Президентом Палаты (Управляющим делами Палаты) на обращение выносится соответствующая резолюция.

2.3.    В случае, когда обращение рассматривается Президентом Палаты, то подготовка ответа на обращение осуществляется сотрудниками Палаты, уполномоченными на это в соответствии с должностными инструкциями. При необходимости у нотариуса могут быть запрошены объяснения по фактам, изложенным в обращении. В данном случае срок для рассмотрения обращения и ответа заявителю составляет 30 дней с момента его регистрации.

2.4.    Обращение с поручением Президента (Управляющего делами Палаты) направляется сотруднику Палаты, ответственному за организацию работы с обращениями, в день наложения резолюции или не позднее следующего дня.

2.5.    В соответствии с резолюцией Президента (Управляющего делами Палаты) исполнение обращения должно быть поставлено на контроль.

2.6.    Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается.

Решение о снятии с контроля принимает Президент (Управляющий делами Палаты) после полного рассмотрения обращения, если по нему дан исчерпывающий ответ.

2.7.    В случае, когда обращение подлежит рассмотрению на заседании Правления Палаты, в целях организации проверки обоснованности доводов заявителя и объективного рассмотрения обращений осуществляются следующие действия:

2.7.1.                         сотрудник Палаты, ответственный за организацию работы с обращениями в соответствии с должностной инструкцией, запрашивает у нотариуса, в отношении которого поступило обращение, письменные объяснения по фактам, изложенным в обращении, и иные материалы, необходимые для рассмотрения обращения по существу. Запрос объяснений с приложением копии обращения и с уведомлением о дате заседания Правления Палаты, в повестку дня которого включено рассмотрение обращения, направляется нотариусу в трёхдневный срок со дня его регистрации посредством факсовой или электронной связи с последующим его дублированием посредством почтовой связи;

2.7.2.                         сотрудник Палаты, ответственный за организацию работы с обращениями, направляет заявителю промежуточный ответ в трёхдневный срок со дня регистрации обращения;

2.7.4.                       нотариус представляет письменные объяснения и все необходимые материалы в трёхдневный срок с момента получения запроса посредством факсовой или электронной связи с последующим его дублированием посредством почтовой связи;

2.7.5.                       после получения от нотариуса ответа на запрос письменных объяснений и материалов, необходимых для рассмотрения обращения по существу, сотрудник Палаты, ответственный за организацию работы с обращениями, направляет копию обращения и копию письменных объяснений нотариуса всем членам Правления Палаты за три дня до даты проведения заседания Палаты;

2.7.6.                       в случае если объяснение нотариуса поступило в Палату менее, чем за четыре дня до даты проведения заседания Правления Палаты, то сотрудник палаты, ответственный за организацию работы с обращениями, направляет копию обращения и копию письменных объяснений нотариуса всем членам Правления Палаты не позднее одного дня следующего за днем получения объяснений от нотариуса;

2.7.7.           в случае, когда объяснения нотариуса поступили в Палату за один день до заседания Правления либо в день заседания Правления, то сотрудник

Палаты, ответственный за организацию работы с обращениями, представляет копию обращения и копию письменных объяснений нотариуса с приложенными материалами непосредственно на заседание Правления Палаты.

2.7.8. В случае, когда обращение было рассмотрено на заседании Правления Палаты ответ заявителю и нотариусу о результатах рассмотрения обращения направляется в течение 30 дней с момента принятии решения Правлением Палаты.

2.7.9. Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в соответствующую организацию или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается автору с разъяснением его права обжаловать соответствующие действия (бездействия) в установленном порядке в суд.

2.7.10. Если в обращении содержится жалоба на судебное решение, заявителю разъясняется порядок обжалования данного судебного решения.

2.7.11. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ заявителю в соответствии с полномочиями Палаты.

2.7.12. Письменное обращение, не относящееся к компетенции Палаты по содержанию поставленных вопросов, в десятидневный срок со дня его регистрации направляется по принадлежности в соответствующий орган (организацию) или соответствующему должностному лицу с уведомлением об этом автора обращения, за исключением случаев, когда ответ заявителю не дается (в соответствии с п. п. 2.17-2.21 настоящего Положения), либо заявителю разъясняется, к компетенции какого органа относится рассмотрение интересующих его вопросов.

2.7.13. Письменный запрос федеральных органов государственной власти (законодательной, исполнительной, судебной), связанный с рассмотрением поступившего к ним обращения, рассматривается в течение 15 дней.

2.7.14. Сроки, предусмотренные настоящим Положением, исчисляются в календарных днях со дня регистрации обращения. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

2.7.15. В исключительных случаях, а также в случае необходимости истребования для рассмотрения обращения дополнительных документов и материалов Президентом (Управляющим делами Палаты) может быть продлен срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения его обращения.

2.7.16. Президентом Палаты могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращения, если этого требуют интересы дела.

2.8.         Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц Палаты, нотариусов, занимающихся частной практикой, а также членов их семей, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов.

Гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

2.9.         Ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, если текст письменного обращения не поддается прочтению. Однако если возможно прочитать почтовый адрес и фамилию заявителя, ему сообщается о причинах оставления обращения без ответа.

2.10.    Не подлежат рассмотрению обращения, лишенные смыслового содержания.

2.11.    В случае, если в обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Президент (Управляющий делами Палаты) вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

2.12.    В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, реквизиты организации, направивших обращение и почтовый адрес, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведенияо подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит докладу Президенту (Управляющему делами Палаты).

2.8.         Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения его предыдущего обращения, считаются первичными.

2.9.         Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:

заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первичному заявлению;

со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

2.10.   Коллективным обращением признается обращение, подписанное двумя и более авторами, а также обращение, поступившее от имени организаций или общественных объединений.

2.11.        Для приема обращений в форме электронных сообщений (Интернет - обращений), как правило, применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, и, в случае не заполнения указанных реквизитов, информирующее заявителя о невозможности принять его обращение. Адрес электронной почты автора и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.

В случае, если в Интернет - обращении заявителем указан адрес электронной почты, по этому адресу направляется уведомление о приеме обращения или об отказе в рассмотрении (с обоснованием причин отказа), после чего обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

2.12.   Основанием для отказа в рассмотрении Интернет - обращения, помимо оснований, указанных в п.п 2.17-2.21 настоящего Положения, также может являться:

а)  указанием автором недействительных сведений о себе и (или) адреса для ответа;

б)  поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;

в)   некорректность содержания электронного сообщения;

г)      невозможность рассмотрения обращения без необходимых документов и заявления с личной подписью заявителя на бумажном носителе.

3.Делопроизводство по обращениям

3.1.         Делопроизводство по обращениям ведется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Нотариальной палате Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, утвержденной приказом Президента от 29.12.2006 г. № 95 (далее - Инструкция по делопроизводству).

3.2.         Прием и первичная обработка поступивших обращений осуществляется секретарем.

3.3.         Обращение, поступившее с сопроводительным документом органа государственной власти и управления, правоохранительного, судебного органа, учитывается по наименованию органа с указанием реквизитов сопроводительного документа.

3.4.         Входящий регистрационный номер закрепляется за обращением и сохраняется при регистрации ответов (писем) на данное обращение. В ходе рассмотрения обращения вся переписка по нему, в том числе при движении обращения внутри аппарата Палаты, осуществляется за одним номером, присвоенном ему при регистрации.

3.5.         По обращению, приобщенному к ранее поступившим материалам, срок его рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения. При этом в ответе заявителю обязательна ссылка на все поступившие обращения и адресаты (ели они имеются).

3.6.         Повторное обращение регистрируется так же, как и первичное. На обращении в свободном от текста месте проставляется «ПОВТОРНО».

3.7.         Президент (Управляющий делами Палаты) после получения зарегистрированного обращения определяет исполнителя, срок и порядок рассмотрения, а также необходимость осуществления контроля. Запрещается на тексте делать какие-либо записи, за исключением резолюций. Допускается с помощью карандаша выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе непосредственного разрешения обращения исполнителем.

3.8.         Ответ по обращению выполняется в письменной форме на официальном бланке Палаты за подписью Президента (Управляющего делами Палаты).

3.9.         На коллективное обращение ответ направляется на фамилию первого заявителя с просьбой сообщить о результатах его рассмотрения другим авторам. В необходимых случаях, по просьбе авторов, ответ направляется конкретному лицу или отдельно каждому адресату

На коллективное обращение работников организаций ответ направляется их руководителю с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся подчиненным работникам.

Состав обязательных реквизитов, порядок их расположения на бланках писем регламентирован Инструкцией по делопроизводству.

3.10.       Материалы исполненного обращения с ответом заявителю передаются секретарю для отправки адресатам.

3.11.       Об утере обращения или документов по нему сотрудник Палаты, ответственный за организацию работы с обращениями, сообщает Президенту (Управляющему делами Палаты).

3.12.       Организация хранения законченных производством обращений осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

3.13.       Конверты, в которые были вложены обращения, приобщаются к материалам дела в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, даты отправки и получения обращения.

3.14.       Нерассмотренные обращения и неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

3.15.       По письменной просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в Палату из государственных органов в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа (уведомления) о результатах рассмотрения его обращения в Палату, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам.

Выдача гражданину копии указанных документов осуществляется сотрудником Палаты, ответственным за организацию работы с обращениями, по согласованию с Управляющим делами Палаты, о чем делается запись в учетно-регистрационных формах.

3.16.       По итогам года сотрудник Палаты, ответственный за организацию роботы с обращениями, и члены правления Палаты, ответственные за работу с обращениями, проводят обобщение по рассмотрению обращений, рассмотренных на заседании Правления палаты, которое доводится до сведения всех нотариусов - членов Палаты.

4. Ответственность

4.1.     За нарушение установленного настоящим Положением порядка рассмотрения обращений виновные сотрудники Палаты несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации и Правилами внутреннего трудового распорядка.

5. Заключительные положения

5.1.             Настоящее Положение вступает в действие с момента его утверждения Правлением Палаты.